Zásady ochrany osobních údajů

1. Úvod k ochraně osobních údajů

Ochrana soukromí a osobních údajů je pro nás klíčovou součástí důvěry, kterou do nás klienti, hosté, partneři a uchazeči vkládají při organizaci kasinových večerů, pokerových turnajů pro zábavu a tematických společenských akcí. Prostoracz zpracovává osobní údaje pouze v rozsahu nezbytném pro sjednání, přípravu a realizaci našich služeb, které jsou určeny výhradně pro zábavu, bez skutečného hazardu a bez peněžních sázek.

Cílem těchto zásad je srozumitelně vysvětlit, jaké údaje o vás shromažďujeme, z jakých důvodů je zpracováváme, jak dlouho je uchováváme, komu je můžeme zpřístupnit a jaká máte v souvislosti s tímto zpracováním práva. Se všemi osobními údaji nakládáme důvěrně a používáme vhodná technická i organizační opatření, abychom zabránili jejich zneužití, poškození, ztrátě nebo neoprávněnému přístupu.

2. Rozsah a účel zpracování osobních údajů

Osobní údaje zpracováváme vždy v souvislosti s poskytováním našich služeb a s provozem webové stránky https://prostoracz.org. K typickým situacím, kdy dochází ke sběru a následnému zpracování osobních údajů, patří zejména:

• Vyplnění kontaktního formuláře na stránce Kontakt – abychom mohli odpovědět na váš dotaz, poptávku kasinového večera nebo žádost o spolupráci.
• Poptávka po uspořádání akce (firemní večírek, soukromá oslava, VIP událost) – pro přípravu nezávazné nabídky, kalkulaci rozpočtu, rezervaci termínu a vyjasnění požadavků na program (např. pokerový večer, ruleta na akci, blackjack pro firemní večírek).
• Objednávka a realizace služeb – pro uzavření a plnění smlouvy, komunikaci o průběhu přípravy akce, koordinaci s dodavateli a zajištění bezproblémového průběhu večera.
• Zaslání životopisu nebo motivačního dopisu (např. v reakci na nabídku v sekci Kariéra nebo samostatnou poptávku spolupráce) – pro posouzení vhodnosti uchazeče a vedení výběrového řízení.
• Odběr novinek a marketingová komunikace (pokud je k dispozici a udělíte nám souhlas) – pro zasílání informací o nových programech, eventových konceptech, VIP zážitcích či referencích z uskutečněných akcí.
• Návštěva webu a používání cookies – pro základní technický provoz stránek, měření návštěvnosti, zlepšování uživatelské přívětivosti a marketingovou analytiku, pokud s tím souhlasíte.

Účelem zpracování osobních údajů je zejména:

• odpověď na váš dotaz nebo poptávku a příprava individuální nabídky služeb,
• uzavření a plnění smlouvy o zajištění zábavního programu bez skutečného hazardu,
• zajištění organizace a bezpečného průběhu akce včetně komunikace před, během i po skončení akce,
• vedení účetnictví a splnění dalších právních povinností,
• ochrana práv a oprávněných zájmů Prostoracz (např. uplatňování právních nároků),
• výběr a evidence uchazečů o spolupráci,
• marketingová a obchodní komunikace na základě vašeho souhlasu nebo oprávněného zájmu,
• analýza návštěvnosti webu a zlepšování našich služeb a prezentace.

3. Typy shromažďovaných osobních údajů

Rozsah osobních údajů, které o vás můžeme zpracovávat, se liší podle konkrétní situace a typu naší spolupráce. Standardně jde především o následující kategorie údajů:

• Identifikační údaje – jméno, příjmení, případně název společnosti a funkce v rámci firmy, IČO a fakturační údaje u firemních klientů.
• Kontaktní údaje – e-mailová adresa, telefonní číslo, případně poštovní adresa nebo kontaktní adresa společnosti.
• Údaje z poptávkových a kontaktních formulářů – informace o typu akce (firemní večírek, kasinová párty, pokerový turnaj, narozeninová oslava, VIP event), očekávaném počtu hostů, termínu a místě konání, preferovaných hrách (poker, ruleta, blackjack), specifických požadavcích na scénografii, dekorace, catering nebo program, případně vaše dotazy či poznámky.
• Údaje týkající se komunikace a smluvního vztahu – záznamy o e-mailové či telefonické komunikaci, smlouvy, objednávky, předávací protokoly, faktury a záznamy o realizaci akce.
• Údaje uchazečů o zaměstnání nebo spolupráci – profesní životopis, motivační dopis, odkazy na portfolio, údaje o zkušenostech z eventového prostředí, jazykové znalosti a další informace, které nám dobrovolně poskytnete v rámci výběrového řízení.
• Technické a analytické údaje – IP adresa, typ zařízení a prohlížeče, informace o používání webu, cookies a identifikátory související s analytickými a marketingovými nástroji (např. Google Analytics), a to vždy v souladu s příslušnými nastaveními cookies a vaším souhlasem.

Údaje o věku zpracováváme pouze v nezbytných případech pro splnění zákonných požadavků (např. při potvrzení plnoletosti u hostů akcí se simulovanými kasinovými hrami) a vždy pouze v rozsahu nutném k ověření, že se jedná o osoby starší 18 let. Nad rámec toho neprovádíme žádné profilování hostů ani automatizované rozhodování, které by pro vás mělo právní nebo obdobně významné účinky.

4. Způsob uchovávání a zabezpečení osobních údajů

Osobní údaje uchováváme v elektronické či v omezeném rozsahu i v listinné podobě. V obou případech používáme přiměřená technická a organizační opatření, jejichž cílem je zajistit maximální možnou míru ochrany proti ztrátě, zneužití, neoprávněnému přístupu, pozměnění či zveřejnění údajů.

Zejména dbáme na následující principy zabezpečení:

• přístup k systémům, ve kterých jsou osobní údaje uloženy, je omezen na oprávněné osoby, které tyto údaje potřebují pro svou práci a jsou vázány povinností mlčenlivosti,
• používáme bezpečná hesla, vícefaktorové ověřování tam, kde je to možné, a pravidelně aktualizujeme software a bezpečnostní opatření,
• při přenosu dat využíváme zabezpečené komunikační kanály, zejména šifrované spojení (HTTPS),
• listinné dokumenty obsahující osobní údaje jsou ukládány v uzamykatelných prostorách s omezeným přístupem,
• pravidelně vyhodnocujeme bezpečnostní rizika související s IT infrastrukturou a v případě potřeby přijímáme dodatečná opatření,
• při předávání dat externím zpracovatelům dbáme na smluvní zajištění odpovídající úrovně zabezpečení.

Přestože děláme maximum pro ochranu vašich údajů, žádný způsob přenosu či ukládání dat v digitálním prostředí nemůže být stoprocentně bezpečný. V případě, že bychom zaznamenali bezpečnostní incident s dopadem na vaše osobní údaje, postupujeme v souladu s GDPR, včetně případného oznámení dozorovému úřadu a dotčeným osobám, bude-li to vyžadováno.

5. Předávání osobních údajů třetím stranám

Osobní údaje zásadně neprodáváme ani nepředáváme třetím stranám pro jejich vlastní marketingové účely. V některých případech však může být nezbytné, abychom vaše údaje předali dalším subjektům, které se podílejí na zajištění našich služeb nebo provozu webu. V takových případech vždy dbáme na to, aby tyto subjekty poskytovaly odpovídající záruky zabezpečení a zpracovávaly údaje pouze v souladu s našimi pokyny.

Okruh příjemců vašich osobních údajů může zahrnovat zejména:

• smluvní partnery podílející se na realizaci akcí – například provozovatele či pronajímatele míst konání, technické dodavatele, cateringové společnosti, fotografy, kameramany nebo moderátory, a to pouze v rozsahu nezbytném pro zajištění průběhu konkrétní události,
• poskytovatele IT služeb – zejména hostingové společnosti, poskytovatele e-mailových řešení nebo nástrojů pro správu klientských vztahů (CRM),
• účetní a daňové poradce – za účelem vedení účetnictví a plnění daňových povinností,
• právní zástupce a další poradce – pokud je to nezbytné pro ochranu našich oprávněných zájmů (například při vymáhání pohledávek nebo při řešení sporů),
• ve výjimečných případech orgány veřejné moci – pokud takovou povinnost vyžaduje právní předpis nebo pravomocné rozhodnutí soudu či správního orgánu.

Se všemi externími zpracovateli máme uzavřeny odpovídající smlouvy o zpracování osobních údajů podle čl. 28 GDPR. Osobní údaje zásadně nepředáváme do třetích zemí mimo Evropskou unii nebo Evropský hospodářský prostor, ledaže by bylo zajištěno dodržení odpovídající úrovně ochrany v souladu s GDPR (například prostřednictvím standardních smluvních doložek).

6. Doba uchovávání osobních údajů

Osobní údaje uchováváme pouze po dobu, která je nezbytná pro naplnění účelu, pro který byly shromážděny, nebo po dobu, kterou nám ukládají právní předpisy. Doba uchovávání se může lišit podle druhu údajů a konkrétního právního titulu zpracování.

Orientačně platí následující doby uchování:

• Údaje nutné pro uzavření a plnění smlouvy – po dobu trvání smluvního vztahu a následně po dobu nezbytnou k ochraně našich práv a oprávněných zájmů (typicky do uplynutí obecné promlčecí lhůty, zpravidla 3 roky od ukončení smlouvy, není-li stanoveno jinak).
• Účetní a daňové doklady – po dobu stanovenou právními předpisy (obvykle 5 až 10 let), a to v rozsahu požadovaném zákonem.
• Komunikace s vámi a údaje z poptávkových formulářů – po dobu jednání o uzavření smlouvy a dále nejvýše 3 roky od posledního kontaktu, pokud nevznikne smluvní vztah, ledaže svůj souhlas se zpracováním odvoláte dříve (pokud je právním titulem souhlas).
• Údaje uchazečů o zaměstnání nebo spolupráci – po dobu trvání výběrového řízení; s vaším souhlasem můžeme údaje uchovávat i déle (např. 1 rok) pro zařazení do databáze talentů, přičemž souhlas můžete kdykoli odvolat.
• Údaje zpracovávané na základě souhlasu pro marketingové účely – do doby, než souhlas odvoláte, nejdéle však po dobu, kterou uvedeme při získání souhlasu, případně dokud nevyjádříte nesouhlas s dalším zasíláním obchodních sdělení.
• Cookies a analytická data – po dobu nastavenou pro konkrétní typ cookies dle zásad používání cookies nebo do doby, než změníte své nastavení či odvoláte souhlas.

Po uplynutí příslušné doby uchování nebo po odvolání souhlasu jsou osobní údaje bezpečně vymazány, anonymizovány nebo archivovány pouze v podobě, která neumožňuje identifikaci konkrétní osoby, pokud to dovoluje právní předpis a je-li to nezbytné pro účely statistiky či interního reportingu.

7. Práva subjektů údajů

V souvislosti se zpracováním vašich osobních údajů máte v souladu s GDPR následující práva, která můžete kdykoli uplatnit prostřednictvím kontaktních údajů uvedených níže:

• Právo na přístup k osobním údajům – máte právo získat potvrzení, zda vaše osobní údaje zpracováváme, a pokud ano, získat přístup k těmto údajům a informacím o jejich zpracování.
• Právo na opravu – pokud jsou vaše osobní údaje nepřesné nebo neúplné, máte právo požadovat jejich opravu nebo doplnění.
• Právo na výmaz ("právo být zapomenut") – v určitých případech máte právo požadovat výmaz svých osobních údajů, například pokud již nejsou potřebné pro účely, pro které byly shromážděny, nebo pokud odvoláte souhlas a neexistuje jiný právní důvod pro jejich další zpracování.
• Právo na omezení zpracování – v některých situacích můžete požadovat, abychom omezili zpracování vašich údajů pouze na jejich uložení (např. pokud napadnete přesnost údajů nebo vznesete námitku proti zpracování).
• Právo vznést námitku – máte právo kdykoli vznést námitku proti zpracování osobních údajů, které probíhá na základě našeho oprávněného zájmu (včetně profilování), a my vaše údaje dále nezpracováváme, pokud neprokážeme závažné oprávněné důvody, které zpracování převažují.
• Právo na přenositelnost údajů – v případech, kdy zpracováváme údaje na základě vašeho souhlasu nebo smlouvy a zpracování probíhá automatizovaně, můžete požadovat, abychom vám osobní údaje poskytli ve strukturovaném, běžně používaném a strojově čitelném formátu nebo je předali jinému správci.
• Právo odvolat souhlas – pokud je zpracování založeno na vašem souhlasu, máte právo tento souhlas kdykoli odvolat, a to bez negativního dopadu na již proběhlé zpracování před odvoláním.
• Právo podat stížnost u dozorového úřadu – domníváte-li se, že vaše osobní údaje zpracováváme v rozporu s právními předpisy, máte právo podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Pro rychlé a efektivní vyřízení vašich žádostí vás můžeme před jejich vyřízením požádat o přiměřené ověření totožnosti, abychom zabránili neoprávněnému přístupu k vašim osobním údajům.

8. Souborové cookies a analytické nástroje

Na webových stránkách https://prostoracz.org používáme soubory cookies a s nimi spojené technologie, které nám pomáhají zajistit jejich správnou funkčnost, bezpečnost a také zlepšovat uživatelský zážitek. Některé cookies jsou nezbytné pro technický provoz webu, jiné slouží k měření návštěvnosti, analýze chování návštěvníků nebo k personalizaci obsahu a marketingu.

Podrobné informace o typech cookies, době jejich trvání, účelu a možnostech jejich nastavení naleznete v samostatném dokumentu Zásady používání cookies. V rámci cookies a analytických nástrojů může docházet ke zpracování následujících kategorií údajů:

• technické identifikátory zařízení a prohlížeče,
• informace o navštívených stránkách a provedených akcích (např. odeslání formuláře),
• časové údaje o návštěvách a pohybu na webu,
• základní geografická data odvozená z IP adresy (např. město nebo stát),
• informace pro měření výkonu marketingových kampaní.

Vždy máte možnost volby, s jakými kategoriemi cookies souhlasíte. Kromě nezbytných cookies, které jsou potřebné pro fungování webu a nelze je vypnout v našich systémech, můžete svůj souhlas s používáním analytických nebo marketingových cookies kdykoli udělit, upravit či odvolat prostřednictvím cookie lišty nebo nastavení vašeho prohlížeče. Odmítnutím volitelných cookies nebudou vaše data využívána k těmto účelům a přístup k obsahu webu zůstane zachován.

Provoz webu a používání cookies nijak nesouvisí se skutečným hazardním hraním. Web slouží výhradně k prezentaci našich zábavních programů bez reálného sázení a bez peněžních výher, nikoliv k poskytování on-line kasinových her nebo jiných hazardních služeb.

9. Kontaktní údaje správce osobních údajů

Správcem vašich osobních údajů je Prostoracz, provozovatel webu https://prostoracz.org, který organizuje kasinové večery, pokerové události a další společenské akce pouze pro zábavu, bez skutečného hazardu a bez peněžních sázek.

V případě jakýchkoli dotazů nebo žádostí týkajících se zpracování vašich osobních údajů se na nás můžete obrátit prostřednictvím:

• Kontaktního formuláře na stránce Kontaktujte nás,
• e-mailu (uvedeného v sekci kontakt na našem webu),
• poštovní adresy správce, je-li na webu zveřejněna.

Při uplatňování vašich práv v oblasti ochrany osobních údajů uveďte prosím, jaké konkrétní právo chcete uplatnit a jaké údaje se vaše žádost týká. Budeme se snažit reagovat co nejdříve, nejpozději však v zákonných lhůtách stanovených GDPR.

10. Aktualizace těchto zásad

Zásady ochrany osobních údajů mohou být průběžně aktualizovány, aby odrážely změny v našich službách, technologiích, právních požadavcích nebo vnitřních procesech. Aktuální znění zásad je vždy k dispozici na této stránce. Doporučujeme vám proto se k nim čas od času vrátit a seznámit se s případnými změnami.